メールアドレスの作成例を紹介！決め方のコツを解説

こんにちは、編集長のカワウソです！

会社用メールアドレスにどのような文字列が適しているのか、お悩みではないでしょうか？

会社用メールアドレスは、仕事相手に与える印象に関わります。
内容によっては、悪い印象を与えてしまいかねません。

そこで今回は、会社用メールアドレスの具体例をご紹介します。

この記事を読めば、用途に応じたメールアドレスを作成できます。

また、メールアドレス作成時のルールや注意点も解説するので、あわせて参考にしてくださいね。

それでは、どうぞ！

（前提）会社用メールアドレスは独自ドメインで作ろう

まず前提として、会社用メールアドレスは「独自ドメイン」で作りましょう。
独自ドメインのメールアドレスは＠の前だけではなく、後ろの部分も自由に決められます。

＠の後ろに社名やブランド名などを入れて自社を表現できるため、会社用メールアドレスにおすすめです。

独自ドメインとは？

独自ドメインとは、世界に1つしかないオリジナルのドメインのことです。
ホームページのURLとしてはもちろん、メールアドレスにも利用できます。

独自ドメインについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

ホームページに必要なドメインとは？選び方や取得方法を解説

また、メールアドレスは唯一無二なので、同じ文字列では作成できません。
そのため、多くの人とドメインを共有するフリーメールなどでは、希望のメールアドレスがすでに取得されているおそれがあります。

独自ドメインのメールアドレスはドメインがオリジナルなので、誰かと重複する心配がありません。
以下のように、会社用メールアドレスとしてよく使われる文字列でも作成が可能です。

独自ドメインのメールアドレス作成方法は、以下の記事を参考にしてください。

メールアドレスを作成する方法！メールソフトの設定も解説

会社用メールアドレス（＠の前）の具体例

ここからは、会社用によく使われるメールアドレス（＠の前）の例を用途別に紹介します。

会社用メールアドレスを作成するときの参考にしてくださいね！

会社の代表メールアドレス

会社として最初に作るべきなのが、代表メールアドレスです。

代表メールアドレスとは、企業を代表して連絡するときに使うメールアドレスのこと。
社外と連絡するときの窓口となるため、利用する機会は多いでしょう。

会社の代表メールアドレスでは、よく「info@」が使われていますよね。

しかし、info@はすでに多くの会社で利用されていることから、他の代表メールアドレスをお探しの方もいるでしょう。
その場合は、contact@など他の文字列を検討してみてくださいね。

業務別メールアドレス

メールアドレスは、業務ごとに分けるのがおすすめです。

一つのメールアドレスで、さまざまなメールを受信してしまうと、件名や宛先で細かくルールを設定して、保存先フォルダを振り分けないといけません。

用途別に作っておけば、メールアドレス単位でメールを保存できます。

部署や業務ごとにメールアドレスを作り、関係者だけがメールを送受信できるようにすることで、管理しやすくなるでしょう。

それぞれの例を紹介します。

カスタマーサポート

お客様からのお問い合わせ関連で使うメールアドレスです。
主に、お客様から問い合わせを受け付けるための受信先や、それに返答するときに利用します。

求人

採用活動全般で使うメールアドレスです。
求職者からの応募を受け付けるときや、それに返答するときに利用します。

広報

宣伝、告知、活動報告など、企業の広報活動に利用するメールアドレスです。
顧客、メルマガ会員、メディアなどに向けた情報発信に利用します。

info@などの代表メールアドレスが使われる場合も多いですが、業務ごとに分ければ管理しやすくなるでしょう。

営業

自社の営業活動用メールアドレスです。
商品の販売や展示会開催のお知らせなど、営業の窓口として利用します。

支払い関連

支払いに関するやり取り用のメールアドレスです。
代金の請求や領収などを行う際や、ユーザーへの連絡用に利用します。

payment@は、支払いや決済関連でよく使われています。

受け取ったユーザーに、支払いに関する連絡であることが伝わりやすく、メールの確認や支払い漏れの防止にもつながりますよ。

自動応答（自動返信）

設定した動作が行われたときに、自動的に定型文をユーザーに送信するためのメールアドレスです。
設定した動作としては、お問い合わせの受付、商品の購入、サービスの申し込みなどが挙げられます。

自動応答は、ユーザーが正常に動作を完了できたかを確認するためのメールであり、返信を受け付けない場合がほとんどでしょう。

そのため、メール本文には以下の内容が記載されることが多いです。

「※本メールは送信専用メールです。返信はお受けしておりませんのでご了承ください。」

間違えてメールを送ってしまうユーザーがいると、返信がないことへのクレームに発展するおそれもあるので、必ず明記しましょう。

管理用メールアドレス

管理者用メールアドレスは、社内の各種管理者が利用するメールアドレスです。
社内システムや、社外のサービス利用時に管理者アドレスとして登録するケースもあります。

これらのメールアドレスは、サービスに関する重要なメールが届く可能性があるため、担当者を決めておきましょう。

従業員用メールアドレス

従業員それぞれが、個人の業務で使える専用のメールアドレスも作りましょう。

従業員アドレスは、名前と名字の組み合わせで作成されることが多いです。

「イニシャル × 名字（ハイフンでつなぐ）」や「フルネーム（記号なし）」など、社内でルールを決めて作っていくと、従業員が増えても管理しやすくなりますよ。

メールアドレス作成における2つのルール

メールアドレスに設定する文字列には、2つのルールがあります。

それぞれ詳しく説明します。

メールアドレスに使えるのは半角英数字と記号3種類（エックスサーバー想定）

メールアドレスに使える文字と記号は、利用するサービスごとに決まっています。
使えない文字列もあるため、注意しましょう。

使える文字は半角英数字

メールアドレスに使える文字は、アルファベットa～zと、数字0〜9の半角英数字です。
ほとんどのサービスでアルファベットの小文字と大文字の区別はありません。

たとえば、INFO@EXAMPLE.COMとinfo@example.comは、同じメールアドレスに届きます。

ただし、大文字を区別するサービスがないとは言い切れないため、メールアドレスは小文字での設定が一般的でおすすめです。

使える記号は3種類

メールアドレス（＠の前）に使える記号は、半角で以下の3種類です。

利用例のように、メールアドレスに使う言葉を区切る場合に使うと、分かりやすくなりますよ。

メールアドレス（＠の前）の文字数は64文字以内

メールアドレス（＠の前）の最大文字数は半角64文字です。

しかし、文字数が多いメールアドレスは覚えにくく、入力も面倒なので、できる限り短くまとめましょう。

メールアドレスは、ホームページや名刺などに記載することも多いです。
長すぎるメールアドレスは、見栄えが悪くなるおそれもあります。

また、1文字だけの設定も、同様の理由で避けたほうがよいでしょう。

メールアドレスは、意図の伝わる2文字以上で、コンパクトにまとめるのがおすすめです。

メールアドレス作成時に注意するポイント

ここからは、会社用メールアドレス作成時に注意すべきポイントを紹介します。

メールアドレスによって会社の印象は大きく変わります。
仕事相手に不信感を与えてしまわないよう、作成時の注意点をしっかりと把握しておくことが大切です。

具体的には、以下の3つのポイントに気を付けて、メールアドレスを作成しましょう。

それぞれ、悪い例も含めて詳しく解説します。

個人を特定できる情報を含めない

従業員用のメールアドレスは、氏名のみでの作成がおすすめです。
もし、数字を使用する場合は、個人が特定されない内容にしましょう。

生年月日や電話番号のような個人を特定できる情報がメールアドレスに含まれていると、外部に個人情報が漏れるリスクが高まります。
漏えいした情報が悪用されれば、大きな被害にも発展しかねません。

また、仕事相手に「セキュリティが甘い会社」という印象を与えてしまい、信頼性を失うおそれもあるでしょう。

生年月日や電話番号は、数字の並びで何の番号か分かりますよね。
氏名や会社と組み合わせることで個人情報になりえます。

トラブルの発生を防ぐためにも、メールアドレスには個人を特定できる情報を含めないよう注意してください。

覚えにくい文字列を使わない

メールアドレスを直接入力することも考え、できるだけコンパクトにまとめましょう。

意味を持たない文字列や長い言葉は覚えにくく、入力にも時間がかかりますよね。
自分だけではなく、仕事相手の時間も奪ってしまうのです。

また、入力ミスが起こりやすく、相手からのメールが届かないトラブルにもつながります。

メールアドレスは、意味の通じる文字列で構成し、簡潔にまとめることが大切です。

仕事に不要な情報を入れない

会社用メールアドレスに、仕事と関係ない言葉は入れないようにしましょう。

仕事に関係ないプライベートな要素をメールアドレスに入れると、仕事相手に非常識だと思われてしまうおそれがあります。

自分らしさを表現できるため、これらをプライベート用のメールアドレスに設定するのは問題ありません。
しかし、仕事で使うメールアドレスとしては不適切でしょう。

会社用メールアドレスには、仕事に関連する情報のみで作成するのがおすすめです。

まとめ

この記事では、メールアドレスの作成例や決め方について解説しました。

独自ドメインで作るメールアドレスは、自由度の高さが特長です。
自由に決められるからこそ、悪印象を与えない会社用メールアドレスを作成しましょう。

以上、最後までお読みいただきありがとうございました！

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